Lokakarya Advancing Library service yang diselenggarakan oleh Digital Library Universitas Negeri Medan dengan tema: “A Workshop on Future Ready  Solution for Exellence in Indonesia by Blibiotheca” pada kamis 18 Juli 2024 merupakan salah satu kegiatan informatif peningkatan pengetahuan terkait Teknologi yang ada di Perpustakaan yang disampaikan langsung oleh Managing Director Blibiotheca.

Perpustakaan UMA memenuhi undangan lokakarya ini dengan mengirimkan dua pustakawan yaitu Nurul Atifa dan Hatta Rajasa Daulay seiring dengan pengembangan kompetensi sumberdaya yang dimiliki.

Ada beberapa permasalahan yang sering terjadi di Perpustakaan salah satunya sulit pelacakan buku, kurangnya integrasi sistem, inventarisasi buku yang belum optimal, pengalaman pemustaka belum maksimal di Perpustakaan. Pada era industri teknologi ini, Perpustakaan tidak bisa terus menerapkan sistem konvensional, hal ini akan mempengeruhi fungsi dari Perpustakaan itu sendiri. Pengguna peprustakaan atau yang biasa disebut sebagai pemustaka membutuhkan informasi yang lebih cepat dan mudah diakses. Dengan transformasi sistem Perpustakaan menjadi digital, akan meningkatkan dari segi fungsi, pelayanan, keamanan serta membantu Perpustakaan untuk terus berevolusi.

Managing Director Blibiotheca Mrs. Ken menjelaskan, Blibiotheca menjadi jembatan untuk transformasi Perpustakaan dari bentuk konvensional menjadi sebuah perpustakaan yang lebih digital. Ada 4 poin utama yang menjadi pilar dari Blibiotheca yauti Akurat, Integritasi, Mandiri, dan Inventasrisasi. Pemanfaatan Bliobiotheca sendiri sudah banyak digunakan di Indonesia sejak awal tahun 2000-an. Beberapa alat yang sudah diterapkan di Perpustakaan seperti:

1. Tattle Tape dan RFID yang berfungsi sebagai keamanan dan memiliki record data koleksi bahan pustaka dan terintegrasi oleh sistem database Perpustakaan
2. Staff Workstatsion yang berfungsi untuk input data buku yang telah dilabeli oleh Tattle Tape/RFID. Pada layanan sirkulasi, alat ini berfungsi untuk on/off sistem keamanan buku saat melewati Gate Detection System.
3. Gate Detection System berfungsi sebagai salah satu keamanan yang ada di perpustakaan. Saat pemustaka melewati gate ini dengan membawa buku yang belum melewati sistem sirkulasi peminjaman, sensor keamanan akan menyalakan alarm sebagai pertanda transaksi yang tidak sesuai dengan prosedur.
4. Selfcheck System yang bisa dimanfaatkan pemustaka untuk meminjam buku secara mandiri
5. Inteliggence Return and Sorter System alat yang berfungsi sebagai pengembalian dan perpanjangan mandiri dan langsung mensortir buku sesuai dengan calss number
6. Digital Library Assistant (DLA) alat ini bekerja sebagai scanner yang dapat mengecek jumlah koleksi, ketersediaan koleksi, serta riwayat keterpakaian koleksi hanya dengan melakukan scanning pada deretan buku di rak.

Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Medan, Ibu Tessa Simahate menyampaikan testimoni langsung terkait pemanfaatan produk blibiotheca di Perpustakaan Universitas Negeri Medan selama 10 tahun terakhir, sudah banyak dampak positif yang didapatkan baik oleh pustakawan maupun pemustaka. Grafik kunjungan dan sirkulasi perpustakan naik lebih dari 80%, antrian pada layanan sirkulasi tidak terllau panjang dnegan adanya meisn peminjaman mandiri, jumlah keterlambatan pengembalian buku semakin turun dengan adanya mesin pengembalian mandiri, stock opname pada buku juga lebih efisian menggunakan DLA, serta beberapa manfaat lain  yang sangat menunjang pekerjaan dasar Perpustakaan. Dengan manfaat alat-alat  ini, pustakawan juga lebih aktif dalam pengembangan berbagai hal seperti survey kebutuhan pemustaka karena lebih banyak waktu dibanding dengan mengerjakan Perpustakaan secara konvensional

Pada sesi akhir acara, peserta Lokakarya diberi kesempatan untuk mencoba berbagai produk Blibiotheca secara langsung, mulai daari peminjaman mandiri hingga try on gate detection system. Dengan adanya seluruh kemudahan alat ini diharapkan dapat menunjang dan memaksimalkan perpustakaan terus berkembang ke arah digital yang memudahkan pemustaka untuk lebih mudah mengakses Perpustakaan secara efektif dan efisien.