Perpustakaan Universitas Medan Area menerapkan fungsi pengawasan dan pengendalian dalam melakukan manajemen koleksi. Salah satunya adalah dengan menerapkan sanksi dan tagihan koleksi bagi pengguna yang terlambat mengembalikan peminjaman, menghilangkan koleksi yang dipinjam, dan merusak koleksi yang dipinjam. Berikut adalah aturan-aturan yang harus ditaati oleh pengguna Perpustakaan Universitas Medan Area:

A. Sanksi Keterlambatan Pengembalian Koleksi

1. Pemanfaatan koleksi yang bisa dipinjam berdasarkan prinsip keadilan oleh penyelenggara layanan dan prinsip pertanggungjawaban oleh peminjam.
2. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp 1.000 per hari per eksemplar atau sanksi administrasi yang diatur secara teknis oleh kepala Perpustakaan, Dekan, Direktur, dan Ketua Lembaga.
3. Peminjam yang menghilangkan koleksi, diwajibkan untuk mengganti koleksi yang sama(judul, pengarang, penerbit, edisi, jilid, tahun terbit) dengan koleksi yang dihilangkan.
4. Peminjam yang menghilangkan koleksi juga membayar denda keterlambatan pengembalian sesuai dengan aturan yang berlaku.
5. Jika koleksi yang hilang tidak dapat diganti dengan koleksi yang sama, maka peminjam harus melapor kepada petugas perpustakaan agar dapat membayar ganti rugi koleksi tersebut.

B. Sanksi Kerusakan Koleksi

1. Peminjam yang merusak koleksi perpustakaan diwajibkan untuk mengganti atau membayar ganti rugi.
2. Besaran ganti rugi atau sanksi kerusakan koleksi sesuai tingkat kerusakan koleksi perpustakaan.

C. Tagihan Keterlambatan Pengembalian Koleksi

1. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi diberikan surat pemberitahuan keterlambatan atau teguran oleh pihak perpustakaan yang terkait.
2. Peminjam yang mengabaikan surat pemberitahuan atau teguran maka akan mendapat sanksi yang diatur secara teknis oleh pihak perpustakaan.
3. Mekanisme penagihan dan saksi kepada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi dilaksanakan melalui perpustakaan terkait.