Di dalam UU No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan disebutkan dalam bab I pasal 3, yaitu

Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa.

Untuk memenuhi fungsi tersebut perpustakaan harus memiliki keberagaman jenis koleksi. Setelah memiliki keberagaman jenis koleksi, perpustakaan harus mampu menyebarkan informasi ini kepada penggunanya agar koleksi tersebut dapat digunakan dengan baik seusai dengan kebutuhan pengguna. Pada umumnya perpustakaan memiliki dua jenis koleksi, yaitu buku teks (textbook) dan referensi (reference). Kedua koleksi ini memiliki peran yang berbeda untuk kebutuhan informasi. Buku teks merupakan buku ajar atau buku pegangan untuk keperluan pendidikan dalam hal belajar mengajar dan materinya berkesinambungan, sehingga harus dibaca secara keseluruhan. Buku teks ini merupakan koleksi yang dapat dipinjamkan di perpustakaan. Sedangkan referensi adalah bahan rujukan yang menunjukkan informasi tertentu. Koleksi referensi pada umumnya memiliki layanan tersendiri di setiap perpustakaan dan dibedakan dengan layanan buku teks.

Gambar 1. Proses Entri Buku

Perpustakaan Universitas Medan Area sebagai Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki kedua jenis koleksi tersebut. Hingga saat ini koleksi Perpustakaan Universtias Medan Area mencapai 14.045 judul dan 31.111 eksemplar yang dapat diakses oleh pemustaka (pengguna). Dari total koleksi tersebut sekitar 3,9% adalah jenis koleksi referensi yaitu sebanyak 549 judul. Koleksi referensi ini terdiri dari kamus, atlas, majalah ilmiah dan popular, handbook, ensiklopedi dan juga koleksi bantuan dari Asia Foundation tahun 1980an hingga 1990an.

Perpustakaan Universitas Medan Area memiliki program pengalih fungsian status koleksi bantuan dari Asia Foundation tersebut. Hal ini berawal dari rapat tim perpustakaan dengan Ketua YPHAS (Yayasan Pendidikan Haji Agus Salim). Pada kesempatan tersebut ketua YPHAS yaitu Bapak  Drs. M. Erwin Siregar, MBA menyampaikan gagasan inovasinya mengenai perpustakaan, salah satunya adalah alih fungsi koleksi bantuan Asia Foundation tersebut menjadi koleksi referensi atau rujukan. Gagasan tersebut diterima dengan baik oleh tim perpustakaan. Setelah pertemuan tersebut, kemudian dimulailah proses pengerjaan alih fungsi koleksi buku teks menjadi koleksi referensi. Tujuannya adalah agar koleksi bantuan dari Asia Foundation tahun 1980 dan 1990 tersebut masih tetap dapat digunakan oleh pengguna sebagai bahan rujukan pendidikan dan penelitian. Koleksi referensi tersebut dapat dilihat di laman katalog online perpustakaan, http://opac.uma.ac.id

Gambar 2. Koleksi Bantuan Asia Foundation tahun 1980an