2. Pembuatan deskripsi bibliografis

Kegiatan deskripsi bibliografis adalah kegiatan mencatat data bahan pustaka mulai dari judul,     pengarang, tempat terbit, nama penerbit, tahun terbit dan deskripsi fisik dan nomor standar suatu bahan pustaka. Pencatatan deskripsi fisik disesuaikan dengan peraturan internasional yang berlaku, yaitu International Standard Bibliographic Description (ISBD) dan peraturan pengatalogan internasional yaitu Anglo American Cataloguin Rules (AACR). Dalam hal ini tim pengolahan bahan pustaka secara langsung melakukan entri deskripsi bibliografis ke dalam database yang digunakan, yaitu Senayan Library Management System (SLiMS) yang telah sesuai dengan standar ISBD dan AACR.

3. Penentuan tajuk dan nomor panggil

Sebuah katalog untuk dapat dijadikan sebagai alat temu kembali informasi (access point of information), maka diperlukan suatu titik akses yang dalam istilah perpustakaan disebut dengan tajuk. Tajuk merupakan sarana untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan yang dapat dilakukan melalui nama pengarang, subjek dan judul. Karena itu dalam tajuk terdiri dari tajuk nama orang, badan korporasi, nama pertemuan, dan subjek. Setelah menentukan tajuk, langkah selanjutnya menentukan nomor panggil. Nomor panggil ini yang menjadi identitas suatu bahan pustaka untuk dapat ditemukan oleh pengguna perpustakaan. Dalam menentukan nomor panggil (call number), tidak akan akan terlepas dari nomor klasifikasi. Nomor klasifikasi ini ditentukan dari bagan klasifikasi, ada beberapa sistem klasifikasi yang dapat digunakan dalam penentuan nomor klasifikasi bahan pustaka seperti sistem klasifikasi kolon (Colon Classification); DDC (Dewey Decimal Classification); UDC (Universal Decimal Classification). Perpustakaan Universitas Medan Area menggunakan sistem klasifikasi DDC. Hal ini dikarenakan DDC lebih familiar di Indonesia dan sesuai dengan ISBD dan AACR.

Nomor Panggil pada Punggung Buku

4. Penyelesaian fisik bahan pustaka

Apabila bahan pustaka telah selesai dibuat nomor panggilnya, maka tahap selanjutnya adalah penyelesaian fisik bahan pustaka. Langkah-langkah penyelesaian fisik bahan pustaka dimulai dari pelabelan dan menempelkan barcode eksemplar, penempelan slip tanggal kembali pinjaman dan terakhir penyampulan buku. Setelah tahapan-tahapan ini selesai dilakukan, bahan pustaka siap dilayankan kepada pengguna perpustakaan.

Penyampulan Koleksi Bahan Pustaka

Adapun jumlah pengolahan bahan pustaka untuk pembelian buku Tahap IV ini sebanyak 660 judul dan 1.931 eksemplar. Tim Pengolahan menargetkan penyelesaian kegiatan ini pada Desember 2017 mendatang. Pengguna dapat melihat ketersediaan bahan pustaka yang telah selesai dilakukan pengolahan  pada menu OPAC (Online Public Access Catalog) Perpustakaan Universitas Medan Area (http://opac.uma.ac.id). Diharapkan dengan terus bertambahnya koleksi Perpustakaan Universitas Medan Area, mampu menjawab kebutuhan informasi civitas akademik Universitas Medan Area.